Topaz kreeg in 2023 te maken met een combinatie van stevige financiële en operationele uitdagingen: stijgende kosten door inflatie, energie en huren, en tegelijkertijd dalende inkomsten als gevolg van het nieuwe inkoopbeleid van zorgkantoren. Daarnaast leidde structurele personeelsschaarste tot hoge PNIL-kosten.
Topaz vroeg Boer & Croon om te adviseren hoe de organisatie toekomstbestendig kon blijven én een structurele besparing van €3 miljoen kon realiseren.
Analyse door Boer & Croon
De analyse liet zien dat er al diverse verbeterprojecten liepen, maar dat deze onvoldoende waren verbonden aan één centrale doelstelling. Er was geen integraal overzicht van bestaande projecten, hun verwachte impact en de benodigde middelen.
Daarnaast ontbrak een programmatische aanpak die richting gaf, keuzes mogelijk maakte en ervoor zorgde dat projecten daadwerkelijk bijdroegen aan het realiseren van de strategische en financiële opgave.
Aanpak van Boer & Croon
Inzicht creëren via een projectenportfolio
We brachten alle lopende projecten en initiatieven samen in een helder portfolio, inclusief de kwalitatieve en financiële effecten. Daarnaast verzamelden we innovatieve ideeën die mogelijk konden bijdragen aan de totale opgave. Dit overzicht stelde de Raad van Bestuur in staat om gefundeerde keuzes te maken.
Inrichten van een programma-aanpak
De gekozen projecten werkten we uit in één samenhangend programma, inclusief structuren voor change, communicatie en stakeholdermanagement. Boer & Croon nam de overkoepelende regie op de voortgang en resultaten.
Coaching van projectleiders
Projectleiders werden actief begeleid in het leiden van hun projecten, het sturen op resultaat en het borgen van samenwerking over afdelingen heen.
Het resultaat
- Een programma ingericht met als dubbele doelstelling: optimale inzet van personeel en een structurele kostenbesparing van €3 miljoen.
- Een concreet uitvoeringspad van de huidige naar de gewenste situatie door het bundelen en structureren van alle projecten.
- Start van inhoudelijke uitwerking van projecten rond:
- taakdifferentiatie;
- capaciteitsmanagement;
- optimalisatie van PNIL-inzet en flexbureau;
- zorgprocessen rondom domotica;
- optimalisatie van inkoop;
- het break-even organiseren van de eerstelijnsbehandeldienst.
Door deze aanpak kreeg Topaz zowel richting als realisatiekracht om de financiële en personele uitdagingen structureel aan te pakken.
Meer weten?
