‘In een museum vol belangen is de capaciteit inzichtelijk maken een eerste stap’ – Job Andringa | Young Executive

Naast een commercieel oogmerk, kent het Mauritshuis ook een sterk maatschappelijke en educatieve focus. Het museum, als beheerder van de Rijkscollectie, heeft namelijk de verantwoordelijkheid van het ministerie om de collectie te vertonen aan een zo breed mogelijke doelgroep. Dit betekent dat het Mauritshuis door het jaar heen een uitgebreid programma kent: gedurende tentoonstellingen, zijn er voor zowel jong als oud cursussen en seminars te volgen. Daarnaast kent het museum ook een druk scholenseizoen: zowel basis- als middelbare scholen zijn op dagdagelijkse basis te vinden in het museum voor een rondleiding, museumles of een workshop.

Daarnaast moet het Mauritshuis, om financieel gezond te blijven, ook rekenen op de zakelijke klant. Jaarlijks huren bedrijven, verenigingen en stichtingen de verscheidene zalen van het pand voor conferenties en vergaderingen. Deze bron van inkomsten is onmisbaar en vormt samen met de vele sponsoren en steunstichtingen een belangrijk onderdeel van het museum.

De samenkomst van al deze activiteiten, actoren en belangen binnen het museum levert logischerwijs ook wrijving op. Het Mauritshuis heeft de potentie om aankomende jaren binnen al deze activiteiten te groeien, maar moet dit duurzaam en altijd met het oog op collectie en de beleving doen. Het inzichtelijk maken van de mogelijkheden, inclusief de kaders, was de klantvraag van het Mauritshuis aan Boer & Croon.
 

Allereerst zijn er gesprekken gevoerd met alle management team leden van het Mauritshuis. De focus van deze gesprekken lag op het begrijpen van de verschillende activiteiten die het museum jaarlijks onderneemt. Daarnaast was een belangrijk vraagstuk om de toekomstambities van de afdelingen in kaart te brengen: hoeveel meer toeristen, groepsboekingen, lezingen en evenementen willen de afdelingen organiseren?

Vervolgens was een volgende stap om dit ook cijfermatig te onderbouwen. Er is data verzameld rondom de hoeveelheid bezoekers, op jaar, maand, week en dag basis. Daarnaast is er een inventarisatie gedaan naar de hoeveelheid georganiseerde evenementen, programmering en rondleidingen. Door deze data inzichtelijk te maken en te vergelijken door de jaren heen, maar ook ten op zichten van elkaar, waren we in staat om bepaalde patronen te herkennen. Inzicht geven in wanneer welke activiteiten capaciteit vragen van het museum, was een eerste belangrijk inzicht.

Één van de grote beperkende factoren, zo werd het in ieder geval omschreven door medewerkers, was de capaciteit van de beveiligingsdienst. Om dit in kaart te brengen zijn we gaan rekenen, aan de hand van de roosters en de benodigde uren om het museum open te houden. Hierin zijn meerdere scenario’s opgesteld, om voor het museum inzichtelijk te maken hoeveel beveiliging er extra ingehuurd of aangenomen moest worden om de extra evenementen en drukte te kunnen bemannen.

Aan het einde van het project, van circa vier weken, is er een eindresultaat opgeleverd, met concrete adviezen voor de directie van het Mauritshuis. Het creëren van inzicht in welke activiteiten van het museum wanneer capaciteit vragen, was een eerst concreet punt. Daarnaast het inzichtelijk maken van de concrete (groei)wensen van de afdelingen en de implicaties daarvan op het museum, was een tweede take-away. Allerlaatst het opstellen van meerdere scenario’s voor de uitbreiding van de beveiliging in het museum, was een houvast voor de directie om het gesprek aan te gaan voor een toekomstbestendig Mauritshuis.